FAQ

Qu'est-ce que l'autoarchivage?

L'autoarchivage est un transfert de données numériques sur un serveur institutionnel servant à cette fin. Il comprend des métadonnées associées à un document (une sorte de notice bibliographique) et un fichier contenant une partie ou l'intégralité du document. Au sens légal, ce transfert est une reproduction de document et est donc assujetti à la Loi canadienne sur le droit d'auteur.

Qu'en est-il du droit d'auteur?

Le droit d'auteur réfère à la partie du concept de propriété intellectuelle qui autorise l'auteur d'un texte, entre autres, à le reproduire et à le diffuser. Toutefois, lorsqu'un auteur signe un contrat d'édition, il cède, en tout ou en partie, son droit d'auteur à un tiers, qui exécute à sa place plusieurs des actes autorisés par ledit droit. Lorsque le droit d'auteur est cédé, qui plus est de façon exclusive, l'auteur n'est plus libre de reproduire lui-même son document. Le nouveau titulaire du droit d'auteur (un éditeur par exemple) est alors le seul à pouvoir autoriser la copie du document en cause, incluant celle qui résulte de son dépôt sur un serveur, aux fins de l'autoarchivage et de sa mise en accès libre, à moins qu'une clause du contrat d'édition ne prévoie explicitement que l'auteur conserve ce privilège. Il est donc recommandé à l'auteur de négocier une telle clause avec son éditeur; par exemple, en inluant dans le contrat d'édition l'Addenda de l'auteur canadien SPARC. Ce dernier permet aux auteurs de conserver certains droits, comme les droits de reproduction, de réutilisation et de présentation publique des articles qu'ils publient. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site de l'Association des bibliothèques de recherche du Canada et plus particulièrement la section pour les auteurs.

Qu'est-il permis d'autoarchiver?

On peut autoarchiver tous les documents pour lesquels on est titulaire du droit d'auteur, que ce soit un livre, un chapitre de livre, un article de revue, le texte d'une communication, etc. Il est aussi possible, lorsqu'on ne possède plus ce droit, d'autoarchiver ces mêmes documents, si le contrat d'édition le permet. Notons à cet égard qu'un certain nombre de revues scientifiques permettent l'autoarchivage (et la mise en accès libre) de l'une ou l'autre version (avant ou après l'évaluation) des articles qu'elles publient. Il existe sur le Web un outil permettant de faire rapidement cette vérification pour plusieurs éditeurs et notamment pour de très nombreuses revues : SHERPA/RoMEO. Si la maison d'édition et, en particulier, la revue dans laquelle l'article est publié n'apparaît pas dans cette liste, cela ne veut pas dire que l'on n'a pas le droit d'autoarchiver celui-ci. Il faut alors vérifier, avec ladite revue, quelle est sa politique sur le sujet. On peut aussi communiquer directement avec la direction de la revue en vue d'obtenir une autorisation.

Qu'est-ce que l'accès libre?

Mettre un document en « accès libre » signifie qu'on le rend intégralement et gratuitement disponible, et pour n'importe qui.

Qu'est-ce que l'accès restreint?

Quand un document est mis en « accès restreint », cela signifie que seules ses métadonnées sont visibles, mais qu'il est possible d'obtenir une copie du texte intégral en en faisant la demande à son auteur, en cliquant sur le bouton «demande de copie» présent sur la fiche signalétique du document. L'auteur peut ainsi s'assurer que le requérant vise une utilisation de son document permise en vertu des exceptions de la Loi canadienne sur le droit d'auteur, notamment l'utilisation équitable aux fins d'étude privée, de recherche, de critique ou de compte rendu.

Peut-on mettre une période d'embargo lors du dépôt d'un document?

Lors du processus de dépôt d'un document, une rubrique du formulaire permet d'inscrire une date de fin d'embargo. Une fois cette période terminée, le document sera libre d'accès pour tous. Durant la période d'embargo, le document demeure en accès restreint et les conditions de demandes d'accès restent les mêmes que celles décrites plus haut.

Lorsqu'on peut autoarchiver, que peut-on mettre en accès libre?

Article de revue et compte rendu

De nombreuses revues scientifiques s'entendent pour permettre la mise en accès libre d'articles autoarchivés par leurs auteurs respectifs. Il suffit de vérifier dans SHERPA/RoMEO si la revue qui publie son article fait bien partie de celles-là. Dans le cas où aucun renseignement n'est disponible sur la revue où le texte est (ou sera) publié, il faut se référer à son contrat d'édition ou vérifier les conditions relatives au droit d'auteur sur le site de la revue et, si nécessaire, renégocier son contrat afin de pouvoir mettre son texte en accès libre. Dans le cas des revues professionnelles et des revues culturelles, il faut consulter son contrat d'édition ou communiquer avec la direction de la revue pour connaître ses pratiques en matière d'autoarchivage. Ni ces éditeurs ni ces revues ne sont inclus dans la liste SHERPA/RoMEO. Les comptes rendus font partie de la catégorie des articles, et le texte est souvent substantiel; ils peuvent paraître dans les trois types de revues. En conséquence, l'auteur fera les mêmes vérifications que pour les articles.

Livre et chapitre de livre

Lorsqu'il s'agit d'un livre ou d'un chapitre de livre pour lequel le droit d'auteur a été cédé à un tiers, l'auteur (ou le directeur de publication dans le cas des collectifs et des actes de colloque) doit renégocier le contrat, sauf si celui-ci comporte une clause permettant d'autoarchiver ces publications et de les mettre intégralement en accès libre. Si l'auteur est titulaire du droit d'auteur, il est libre de toute restriction. Pour les actes et les ouvrages collectifs, le directeur de publication doit aussi s'être muni de l'autorisation écrite de tous les autres coauteurs pour pouvoir agir en leur nom.

Dans tous les cas où le droit d'auteur a été cédé, il est alors suggéré de mettre l'introduction et la table des matières en accès libre. La reproduction d'une partie d'un ouvrage publié ou d'une revue est généralement acceptée sans compensation par les éditeurs jusqu'à concurrence de certains pourcentages et nombre maximal de pages. Ces ratios varient selon les ententes négociées entre les gouvernements, les établissements d'enseignement, les maisons d'édition et autres titulaires des droits, et les sociétés de gestion en nom collectif des droits de reproduction. Au Québec, la société est Copibec.

Rapport de recherche et rapport pour un gouvernement ou une organisation non gouvernementale

À l'égard des rapports de recherche rédigés dans le cadre d'un mandat confié à un chercheur ou groupe de chercheurs par un organisme externe, les droits d'auteur, à moins de dispositions contractuelles à l'effet contraire, demeurent la propriété des auteurs. Par contre, par application de l'article 13.3 de la Loi sur le droit d'auteur, mais sous réserve des dispositions ad hoc des conventions collectives, les droits d'auteur portant sur les oeuvres rédigées dans le cadre d'une relation d'empoi sont la propriété de l'employeur

Communication ou article dans le cadre d'un congrès, ou colloque, et conférence

Pour toute présentation orale d'un texte inédit, le droit d'auteur appartient automatiquement au professeur qui l'a fait, qui peut donc mettre ce texte en accès libre s'il n'est ou ne sera pas publié. Il est à noter que le droit d'auteur des captations vidéo ou audio échappe en règle générale au conférencier; il appartient à la personne ou à l'organisme qui a réalisé l'enregistrement. Par ailleurs, si la communication, ou son résumé, sont publiés dans des actes, qui plus est par une maison d'édition, il faut se référer dans ce cas aux conseils relatifs aux articles de revues, aux livres et aux chapitres de livres.

Thèse ou mémoire acceptés

Les mémoires et les thèses acceptés à l'UQAM peuvent être mis en accès libre puisque la Politique sur la reconnaissance et la protection de la propriété intellectuellei (no 36) de l'Université confirme aux diplômés la propriété intellectuelle complète de ces documents (l'UQAM se réserve toutefois le droit de les utiliser aux fins d'enseignement et de recherche). Une telle disposition est reconnue par une majorité d'universités canadiennes. Pour les jeunes professeurs qui voudraient déposer dans Archipel leur mémoire et leur thèse soutenus ailleurs, il est préférable de vérifier les politiques et règlements de l'établissement qui les a acceptés.

Prépublication

Quant aux prépublications, qui sont tous des inédits, qu'ils aient le format du livre ou celui de l'article, leurs auteurs ont toute liberté de les déposer dans Archipel, puisque l'archive accueille ce type de documents et lui a réservé un formulaire.

Comment savoir si un éditeur permet la mise en accès libre?

Dans tous les cas, on peut se référer au contrat signé.

Dans le cas des articles de revues scientifiques, en particulier pour les revues et les éditeurs de langue anglaise, il existe un outil permettant de vérifier rapidement leur choix en matière d'autoarchivage : SHERPA/RoMEO. La règle pour la mise en accès libre est que, dans le doute, il vaut mieux autoarchiver au moins les métadonnées et un pourcentage du texte accepté par le titulaire du droit d'auteur que de ne rien autoarchiver.

Par où commencer quand on veut déposer des documents dans Archipel?

Il est suggéré de consulter d'abord la rubrique Politique de dépôt, qui décrit les grandes caractéristiques d'Archipel : qui est autorisé à y déposer des documents; quels types de documents sont acceptés; quelles sont les étapes de l'archivage; etc. Le dépôt des documents se fait à partir de la page Déposer, accessible uniquement aux personnes autorisées à effectuer des dépôts. Le Service des bibliothèques offre également un soutien à l'utilisation d'Archipel, pour de plus amples détails sur les services offerts, consulter la page Obtenir du soutien.

Comment modifier un document déposé dans Archipel?

Il faut distinguer les documents en cours de validation et les documents archivés.

Documents en cours de validation

Si le document a été déposé, mais qu'il n'a pas encore été validé, on peut le ramener dans les documents en cours de dépôt pour le modifier et le redéposer. Voici la procédure.

  1. Dans la page Déposer, cocher la case Documents... en cours de validation pour faire apparaître la liste de ceux-ci.
  2. Pour le document à modifier, cliquer sur le bouton Voir la fiche , puis sur le lien Gestion, et enfin sur le bouton Accéder au formulaire de description pour accéder à sa fiche. Le document est de nouveau « en cours de dépôt ».
  3. Accéder au formulaire en cliquant sur le lien Toutes les métadonnées, puis sur une métadonnée à corriger.
    Note. Pour modifier le fichier associé, il est préférable de supprimer d'abord le fichier existant, à l'aide du bouton Supprimer le(s) fichier(s), dans la page Téléchargement.
  4. Après avoir corrigé le formulaire, cliquer sur le bouton Dépôt pour accéder à la page Déposer le document.
  5. Cliquer sur Déposer mon document maintenant. Le document corrigé reprend sa place dans la liste des documents en « cours de validation ».

Documents archivés

Si le document a été validé et qu'il est maintenant accessible dans l'archive, on peut le modifier directement dans celle-ci, sans repasser par la procédure de validation.

  1. Dans la page Déposer, cocher la case Documents... archivés pour faire apparaître la liste de ceux-ci.
  2. Cliquer sur le bouton Modifier le document situé à droite du titre du document.
  3. Modifier les métadonnées et (ou) remplacer le fichier téléchargé. Dans ce dernier cas, il est préférable de supprimer d'abord le fichier existant, à l'aide du bouton Supprimer le(s) fichier(s), dans la page Téléchargement.
  4. Cliquer sur le bouton Enregistrer, dans le formulaire ou à la page Téléchargement, pour confirmer les modifications effectuées. Les modifications prennent effet sur-le-champ et sont dès lors visibles dans l'archive.

Comment déposer une nouvelle version d'un document déjà archivé?

Si une nouvelle version de son document est disponible et que la version antérieure ne présente plus d'intérêt, il vaut mieux remplacer celle-ci par la nouvelle à l'aide de la procédure décrite au point 10 Comment modifier un document déposé dans Archipel? Comme le numéro d'identification du document ne change pas, les liens vers la version antérieure pointeront maintenant vers la nouvelle version.

Mais si on veut laisser une ou des versions antérieures dans l'archive, il faut utiliser la fonction Nouvelle version. Dans la page Déposer, cocher la case Documents... archivés, puis cliquer sur le bouton Nouvelle version , vis-à-vis du titre choisi.

Cette fonction crée une copie exacte du document archivé, incluant son ou ses fichiers associés. Cette copie est en fait un nouveau document « en cours de dépôt », dont la fiche apparaît à l'écran. Pour remplacer le ou les fichiers associés et, le cas échéant, modifier ses métadonnées, il suffit de retourner dans le formulaire, en cliquant sur le lien Toutes les métadonnées, puis sur une des métadonnées à modifier.

Avant d'effectuer le dépôt de la façon habituelle, ne pas oublier de supprimer l'ancien fichier, qui apparaît toujours dans la page Téléchargement, sinon votre nouveau dépôt inclura les deux versions. Il est également suggéré d'inscrire dans le champ Informations complémentaires des explications sur les différences entre la nouvelle version et la ou les versions antérieures.

Dans l'archive, la fiche du nouveau document indiquera qu'il s'agit bien de la dernière version et comportera des liens vers la ou les versions antérieures, toujours présentes, avec la date de dépôt de chacune. De même, la ou les fiches des versions antérieures indiqueront dorénavant qu'une version plus récente est disponible et afficheront des liens vers celle-ci. Ainsi, les liens vers ces versions antérieures pointeront vers les documents originaux, mais les usagers seront invités à consulter la ou les versions plus récentes.