Politique de dépôt

Qui peut déposer dans Archipel?

Les professeurs réguliers et les professeurs associés, incluant les professeurs retraités détenant ce statut, ainsi que les chargés de cours (depuis septembre 2012), peuvent déposer des documents dans Archipel. Le service des bibliothèques y dépose également la version officielle des thèses et des mémoires de l'UQAM acceptés depuis 2006.

Que peut-on déposer dans Archipel?

On dépose dans Archipel des documents présentant des résultats de recherche; ceux-ci doivent cependant appartenir à l'une ou l'autre des catégories suivantes :

  • les articles publiés dans des revues scientifiques avec comité de pairs, ou encore dans des revues professionnelles ou des revues culturelles
  • les communications données lors des congrès ou colloques, souvent publiées dans des actes
  • les livres publiés
  • les chapitres de livres publiés, qu'il s'agisse d'ouvrages individuels ou collectifs
  • les résumés, dont les textes abrégés des communications (abstracts)
  • les comptes rendus (critiques) d'ouvrages, que l'on retrouve dans les trois types de revues
  • les conférences, dont les présentations orales données dans divers contextes (séminaire, tournée à l'étranger,...) et devant des auditoires variés qui ne feront pas l'objet d'articles
  • les rapports de recherche et les rapports produits pour un gouvernement ou une organisation non gouvernementale (ONG)
  • les mémoires et les thèses (acceptés)
  • les prépublications, c.-à-d. tous les documents qui ne sont pas encore prêts à être soumis à une revue, à une maison d'édition ou à un organisme agissant à titre d'éditeur, qui s'engage à les publier.

Cette typologie s'inspire des catégories de publications admises dans le CV commun canadien (versions FQRSC, FQRNT, FRSQ et IRSC) et dans le CV du CRSNG. À ces types de documents s'ajoutent les mémoires, les thèses et les prépublications.

Enfin, les documents peuvent être à différentes étapes dans le processus de publication et de diffusion (voir « État du document » dans les formulaires de dépôt) :

  • déjà publiés (imprimés ou en ligne)
  • soumis ou acceptés pour publication
  • inédits, donc non publiés

Ils doivent être déposés par leur auteur, ou avec son autorisation.

On peut déposer un article ou un chapitre même si les droits en ont été cédés à une revue ou à une maison d'édition qui ne permet pas à l'auteur de diffuser son document. Dans ce cas, Archipel ne permet pas l'accès direct au document déposé, mais offre au requérant la possibilité de réclamer au déposant (le plus souvent l'auteur) une copie tout à fait légale du document pour fins d'étude privée ou de recherche, ce que l'on appelle « l'accès restreint » ou « l'accès sur demande ».

Pourquoi déposer dans Archipel?

Le dépôt dans une archive comme Archipel augmente la visibilité des documents de recherche et les rend accessibles plus rapidement à un plus grand nombre de chercheurs. Différentes études ont aussi montré que le dépôt dans une archive en accès libre accroît de manière importante le nombre de téléchargements et de citations d'un document. En autoarchivant (en déposant soi-même son document), on contribue de manière concrète au mouvement mondial en faveur du libre accès aux connaissances scientifiques.

Comment déposer un document dans Archipel?

Le dépôt d'un document dans Archipel se fait par une démarche au cours de laquelle on est guidé pas à pas.

  • Le dépôt se fait au moyen d'un site Web sécurisé. Les professeurs réguliers y accèdent avec leur code MS et leur mot de passe habituels. Les autres déposants autorisés doivent faire une demande de code d'accès auprès de l'administrateur de l'archive.
  • En cliquant sur la rubrique « Déposer », on accède à la page du même nom; puis en activant le lien Nouveau document, on obtient un formulaire où l'on entre les informations décrivant le document choisi : données bibliographiques, mots-clés, résumé, etc. (ce qu'on appelle les métadonnées).
  • Une partie de ces informations peuvent être saisies à l'aide de la fonction copier/coller.
  • On dépose ensuite le texte intégral du document, sous forme d'un ou de plusieurs fichiers, dans l'un des formats non propriétaires, de préférence : RTF, PDF, HTML, etc.
  • On termine en choisissant le type d'accès au document : libre ou restreint (c.-à-d. sur demande, à l'aide d'une procédure automatisée et simple pour le requérant). Après une courte période de rodage (quelques dépôts suffisent), le tout ne prend que quelques minutes par document.

Les documents et les métadonnées associées sont déposés dans un espace temporaire; les titres de ces documents sont affichés sous la rubrique Documents en cours de validation de la page Déposer. Le Service des bibliothèques valide par la suite chaque nouveau dépôt, dans un délai de deux jours ouvrables, et établit sa conformité aux normes définies pour Archipel.

Si le problème encouru est mineur, le Service des bibliothèques peut effectuer directement la correction et verser ensuite le document dans l'espace public. Un avis de correction est alors transmis au déposant.

S'il s'agit d'un problème plus important, le document peut être soit simplement retiré, soit remis dans la liste des Documents en cours de dépôt du déposant, afin que celui-ci puisse effectuer les corrections nécessaires déposer le document corrigé.

Dans tous les cas cependant, le déposant reçoit une note lui expliquant pourquoi son document n'a pas été archivé, et n'est donc pas visible dans Archipel.